הדרך לאפקטיביות בניהול עוברת דרך הקשר שבין תקשורת בלתי מילולית וקשב
לפניך כמה ביטויים המשקפים את התקשורת הבלתי מילולית שלך בניהול, בוא נבחן את היכולת שלך למקסם את האפקטיביות שלך בעבודה:
- האם בישיבות אתה מתנענע רבות על הכסא?
- האם העירו לך שאתה מתופף על השולחן? משחק עם העט בזמן דיבור?
- האם אתה מניע את רגליך וגופך בזמן ישיבה?
- האם אתה מתקשה להסתכל בעיניים של מי שיושב מולך לאורך זמן?
- כמה פעמים התחרטת על פזיזות מחשבתך, תגובתך או מעשיך?
- האם אתה מרגיש פעמים רבות שאתה משדר בלבול בסיטואציות מורכבות או חדשות לך?
- האם העירו לך על עוצמת קולך?
- האם אתה מרגיש שאתה חייב לעמוד בישיבות כדי לחשוב?
- האם אתה עונד שעון?
- כמה אנרגיות אתה משקיע בלבוש?
אם ענית " כן" על יותר מ-5 משפטים , משמעה שיש לך פער בין מה שאתה רוצה לשדר בתקשורת שלך לבין המסר שעובר.
סיטואציה כזו "גוזלת" ממך הרבה מאוד משאבים של זמן, חשיבה ונפש אך לא עומדת בציפיות והמטרות שאתה מעמיד לעצמך.
סיטואציות אלו מביאות לאפקטיביות נמוכה ולתסכול מאוד גדול בעבודה.
כל העשייה הארגונית מתווכחת באמצעות תקשורת: תקשורת בינאישית, תקשורת תוך אישית ותקשורת ארגונית.
לתקשורת השפעה על קבלת החלטות, פתרון קונפליקטים, משא ומתן ועל תיאום ואינטגרציה בארגון.
מחקרים מוכיחים שלתקשורת בלתי מילולית השפעה רבה יותר על הסיטואציות החברתיות מאשר תקשורת מילולית.
איך משפיעה תקשורת בלתי מילולית על האפקטיביות של המנהל ?
אפקטיביות נמדדת על בסיס תרומת הפעולה לתוצאה. ככל שהפעולה מקרבת יותר לתוצאה, אותה אנו רוצים להשיג, היא הופכת להיות אפקטיבית יותר.
אפקטיביות בניהול משמעה:
ארגון יעיל של זמן
ארגון משימות בצורה יעילה
תקשורת בינאישית יעילה.
הקשבה פעילה
המנהל מכורח תפקידו חייב להיות קשוב לאנשים סביבו כדי לקרב אותם לתוצאה, עליו להיות ממוקד חשיבתית כדי להיות יעיל בתהליך המוביל לתוצאה ועליו ליצור תקשורת מנווטת מטרה ולא מפוזרת או עמוסה.
מה קורה שיש פער בין השדר שרוצה להעביר המנהל למסר שנקלט בסביבה , אצל העובד או המנכ"ל?
כדי להמחיש את התוצאות של פער בין תקשורת בלתי מילולית , קשב ואפקטיביות אתן דוגמא משקפת מחייו של מנהל.
איל מנהל שיווק בחברה פרטית.פעם בשבוע מוזמן איל לישיבת מנהלים בנושאים שוטפים.
שבוע שעבר אייל היה אחראי על נושא הישיבה.לשם כך הכין איל מצגת ודפי הסבר איל לכל מנהל. איל עבד קשה מאוד על איסוף הנתונים למצגת, על האינטגרציה של כל נתוני המחלקות ועל עיצוב המצגת.
ביום הישיבה הגיע מוקדם לאולם הישיבות כדי להכין את המצגת.
בזמן העברת המצגת התקשה אייל לעמוד ברוגע ולהסביר כול סעיף למנהלים, הגיב בקול רם כשנשאל שאלות על המצגת. תנועות גופו של אייל שיקפו חוסר שקט ועצבנות.
אייל התקשה לענות למנהלים ככל שהתארכה הישיבה כי התקשה להתרכז ולכן הבעות פניו שיקפו מתיחות ועצבנות תנועות ידיו שיקפו בלבול רב וחוסר שלמות עם מה שאמר. אייל התקשה ליצור קשר עין עם הנוכחים.
יום לאחר הישיבה קיבל אייל מייל מהמנכ"ל שהמצגת שלו לא הייתה ממוקדת ולא ענתה על הציפיות. המנכ"ל העיר במייל שנראה שאייל לא השקיע את יכולותיו במצגת ונראה כמזלזל.
איך נוצר פער כזה?
לתקשורת הבלתי מילולית:הבעות פנים, תנועות ידיים, לבוש , קשר עין, צורת עמידה, צורת ישיבה ונוכחות גוף ישנה השפעה רבה על התקשורת המילולית שלנו ועל השדר שאנו מעבירים לסביבה.
כאשר התקשורת הבלתי מילולית משדרת מסר מסוים קשה להעביר מסר מילולי לא תואם.
בסיטואציות אלו נוצרות כמה אלטרנטיבות:
המנהל מודע לפער ולכישלון בהעברת המסר ומחליט להשקיע מאמץ יותר גדול כדי לגשר על הפער. המאמץ , בד"כ, ממוקד בהשקעת שעות, יותר כספים או יותר משאבים נפשיים.
סיטואציה זו מביאה את המנהל למצב של תסכול ושחיקה כי המאמץ לא מביא לאפקטיביות.
השוני שצריך לעשות המנהל הוא בקשר שבין התקשורת הבלתי מילולית ומיקוד הקשב שלו.
אלטרנטיבה אחרת היא כאשר המנהל לא מודע לפער והסיטואציה חוזרת על עצמה שוב ושוב ללא שינוי או מאמץ. הרגשתו של המנהל שלמרות מאמציו ויכולות ההשקעה הרבות שלו הסביבה לא מסוגל להעריך את יכולותיו.
אלטרנטיבה אחרת היא כאשר המנהל מאשים את היכולות המילוליות או הקוגניטיביות או המקצועיות שלו ומגיע למסקנה שהוא לא מתאים לתפקיד.
היכולת של מנהל להגיע לאפקטיביות גבוהה בעבודה קשורה למסרים הבלתי מילוליים בתקשורת עם הסביבה. אחד הקשיים שנמצאים בבסיס של קושי בתקשורת הבלתי מילולית, הוא ויסות מערך הגירויים הקשבים והיכולת להתמקד.
.
תקשורת בלתי מילולית תוביל לאפקטיביות גבוהה למנהלים עם יכולת קשב נמוכה כאשר יתקיימו התנאים הבאים:
- מודעות למסר הבלתי מילולי
- הקשבה פעילה
- חלוקה של קשב לתבנית קצרות
- הפסקות יזומות
- אימון על התנהלות במשימות ארוכות
- אחיזה של כלי כתיבה ביד.
- תרגול ישיבה.
- מודעות להבעות פנים ומבט עיניים.
- תרגול סיטואציות מורכבות מול מראה.
- רשימות של מחשבות על נייר.
- שרבוט בישיבות.
- ענידת שעון.
מודעות , פיתוח ואימון יכולות הקשב מובילות לתקשורת בלתי מילולית יעילה ולאפקטיביות ויעילות בתפקוד הניהולי
אלון מנהל מכירות בחברת תקשורת. מידי שבוע מארגן אלון פגישת יעדים ומשובים לאנשי המכירות שתחתיו. לקראת הישיבה השבועית שולח אלון מייל לכל אנשי המכירות עם היעדים של שבוע שעבר, הציפיות שלו מהשבוע ונקודות לחשיבה לקראת הישיבה. אלון מבקש מכל סוכן לשלוח לו התייחסות עד יומיים לפני הישיבה.
בישיבה עצמה מחלק אלון לסוכנים את סדר היום. הישיבה בנויה מהצגה מהירה של אלון של סיכום שבוע שעבר ויעדי השבוע כ10 דקות , לאחר מכן רושם אלון על הלוח את כל הנקודות שנאמרות. בכל שבוע סוכן תורן רושם את מה שנאמר בישיבה ומוסר לאלון בסוף הישיבה.
אלון מקפיד בזמן שסוכן מדבר לשבת בכיסאו ולהביט אליו, לאחר מכן לרשום על הלוח את הנקודות. אלון מקפיד להחזיק עט בידו בזמן הדיון. אלון מסתובב בין הסוכנים ומקפיד לתת משוב של מגע לסוכן שדיבר או משוב של מבט.
בזמן הישיבה מקפיד אלון לשמור על טון ועוצמת קול שישדרו ביטחון ורוגע לנוכחים גם כאשר תוכן הדברים קשה. אלון מקפיד לשדר בשפת גופו יציבות , אסרטיביות ושלמות ע"י עמידה זקופה , ידיים על השולחן, מבט ישיר למדבר והקשבה פעילה.
איך משפרים את יכולות הקשב וממקדים את האפקטיביות?
הצעד הראשון היא מודעות לתחום הבלתי מילולי. מודעות למה אנו משדרים.
יש לתת את הדעת על צורת הלבוש שלנו, על תנועות הידיים שלנו, על קשר העין שאנו יוצרים או לא יוצרים עם הסביבה , על תנועות גופנו ועל עוצמת הקול שלנו.
הצעד השני הוא יישום כדי לשפר את התקשורת והאפקטיביות שלנו עלינו למקד את הקשב שלנו. מיקוד הקשב הוא ע"י כמה כלים בסיסיים:
רשימות יומיומיות של כל המשימות שלנו ומה שעובר לנו במחשבתנו,
מעקב משימות פעמיים ביום,
חלוקת היום לתבניות קצרות וממוקדת בתוכן וזמן מדידים ,
אחיזה של כלי כתיבה ביד בזמן דיבור,
בניית מצגת בעיקר של תמונות, גרפים ומשפטים קצרים.
הצעד השלישי הוא הטמעה. ההטמעה בנויה על תוכנית שבועית של משימות ואימון של התשדירים הבלתי מילוליים.
כותבת המאמר:
חני קונפורטס שרמן,
יועצת בכירה,
מנהלת תחום אמון ופיתוח יכולות הקשבה ומיקוד ניהולי בחברת "רניהול".
נשמח לשמוע את דעתך על המאמר:
